Procedimentos: o caminho mais direto até à meta da segurança
Por maior que seja o investimento em tecnologia de segurança, as decisões críticas continuam a ser tomadas pelo operador. A instalação de software que audite o cumprimento de procedimentos assegura a redução do erro humano na reação a ocorrências, sejam rotineiras ou de emergência.
O cumprimento universal das regras de civismo seria sinónimo de segurança. Numa utopia em que todos os cidadãos cumprissem as normas de uma moral seguida por todo o planeta, não seriam necessárias câmaras de videovigilância e sensores de controlo de acesso, nem tão pouco profissões ligadas à proteção de pessoas e bens do mal causado por terceiros. No mundo que conhecemos, que pouco tem a ver com esta utopia, cumprir procedimentos é o caminho mais direto até à meta da segurança.
As empresas e entidades da generalidade dos setores de atividade ambicionam o aperfeiçoamento contínuo dos seus produtos e serviços, para que possam oferecer o máximo de qualidade possível aos seus clientes. Na procura de corresponder a essa ambição, é essencial ter todos os colaboradores alinhados com a estratégia definida e seguindo os mesmos procedimentos.
Dentro deste contexto, há cada vez mais empresas interessadas em ferramentas de controlo dos processos, em adotar Standard Operating Procedures, conceito de gestão habitualmente referido sob o acrónimo SOP.
Os SOPs destinam-se à produção de resultados desejáveis para cada tarefa, mediante a utilização de processos e mecanismos operacionais padronizados. No que ao setor da segurança diz respeito, são a forma mais simples e segura de um profissional de segurança desempenhar a sua função, seja perante uma ocorrência quotidiana ou uma emergência imprevista.
A escolha acertada de um software de gestão de segurança permite reduzir visivelmente os tempos de resposta a uma situação. Neste sentido, o AGORA implementa e possibilita auditar os SOPs de segurança da empresa/organização, permitindo aos operadores tomar as decisões mais acertadas e no mais curto espaço de tempo, por mais que a exigência do imprevisto convide a perder o sangue frio.
Software que guia o operador
O AGORA, enquanto software para sistemas de segurança e proteção eletrónica das organizações, tem como uma das suas características distintivas o facto de guiar o operador passo a passo na execução de todas as suas tarefas, desde as repetidas diariamente até às inesperadas, como as emergências.
A padronização de procedimentos apresenta um conjunto inestimável de mais-valias, que abrangem diferentes populações: O operador aumenta a precisão e velocidade na resposta a ocorrências, o que logicamente contribui para um incremento do bem-estar dos colaboradores e visitantes da organização vigiada; O responsável de segurança pode comprovar à administração da empresa-cliente que os procedimentos previamente estabelecidos estão a ser cumpridos, uma vez que o AGORA produz relatórios com dados que o comprovam.
O AGORA permite que as empresas de segurança adequem os seus serviços às necessidades de cada cliente, por mais distinto seja o setor de atividade em que operam. Os procedimentos adotados por uma escola ou de um hospital podem ser bem distintos dos necessários à operação de segurança de um banco ou centro comercial, mas todos cabem dentro deste sistema.
A personalização de procedimentos permite que o cliente veja a sua organização protegida por serviços como rondas remotas de vigilância, controlo de acesso supervisionado e vídeo-verificação de alarmes. Esta polivalência é evidente na Guia do Operador do AGORA, o painel no qual o operador recebe os SOPs.
Como definir SOPs eficazes?
A elaboração de SOPs deve passar, preferencialmente, pelos diretores de segurança, uma vez que são estes que possuem uma visão global da operação, da legislação e outros fatores. Os diretores de segurança devem assegurar que todos os operadores são treinados para executar as suas tarefas, para que não haja variações no modo de trabalhar entre turnos.
Os SOPs devem ser de fácil interpretação por parte dos operadores, de forma a criar familiarização com todos os passos a desempenhar. Assim, independentemente da existência de novos rostos encarregados pela segurança, ou de uma nova empresa de segurança, a eficácia da resposta está adequadamente protegida.
Para além das indicações rotineiras, os procedimentos previamente estabelecidos devem abranger o maior número possível de cenários de qualquer imprevisto, de forma a não comprometer a segurança.
Reduzir o erro em decisões críticas
Elaborar SOPs é um processo que não pode ser integralmente copiado, uma vez que cada organização possui as suas particularidades, devendo os procedimentos ser adequados a estas. Um SOP mal definido ou impreciso não só reduz a produtividade e leva a falhas de operação, como pode colocar em risco pessoas e bens.
A adequação dos procedimentos acelera a resposta a ocorrências rotineiras e reduz a probabilidade de erro humano na reação a uma emergência. Também reduz os custos com eventuais coimas ou multas por não-cumprimento de legislação, assim como com custos com seguros.
Por maior que seja o investimento em tecnologia, as decisões críticas são tomadas pelo operador. A instalação de software que garanta a implementação de procedimentos auditáveis é o caminho mais direto até à meta da segurança.
